Съгласно устава на Българска федерация по спелеология и на основание чл. 26, ал. 1 от ЗЮЛНЦ, управителният съвет на БФСп свиква редовно годишно общо събрание на членовете на организацията. Общото събрание се свиква по инициатива на УС на БФСп.
С решение на управителния съвет, общото събрание ще се проведе на 15 май 2021 г. от 10.30 часа пред служебния вход на Националния музей „Земята и хората“, намиращ се на бул. „Черни връх“ № 4, София 1421. В случай, че епидемиологичната обстановка не позволява присъственото провеждане на ОС, същото ще бъде проведено дистанционно по същото време, като линка за уеб конференцията ще бъде изпратен допълнително до членовете на организацията.
Общото събрание ще се проведе при следния дневен ред:
1. Отчет за дейността на БФСп и дейността на УС на БФСп за 2020 г.
2. Финансов отчет за 2020 г.
3. Проект за бюджет за 2021 г.
4. Календарен план за 2021 г.
5. Промени в състава на Управителния съвет на БФСп.
6. Приемане на нови членове.
7. Разни – Разглеждане на въпроса за стаята на бул. „Васил Левски“ 75 и наема и др.
Съгласно устава на БФСп, при липса на кворум, събранието се отлага с един час и се провежда на същото място и при същия дневен ред, колкото и членове да се явят.
В общото събрание участва по един представител на всеки редовно отчетен колективен член на федерацията. Един делегат може да представлява един член на сдружението. Делегатът може да бъде официалното представляващо лице на колективния член или писмено упълномощено от него друго лице.
Регистрацията на представителите на членовете на сдружението ще се извърши в деня на събранието, 15 май 2021 г., от 9.30 часа от мандатна комисия, която ще бъде избрана от управителния съвет.
Делегатите трябва да представят на мандатната комисия мандатно писмо (съгласно приложения образец), което дава право на съответния делегат да представлява и да гласува от името на клуба. Писмата се представят по време на регистрацията.
Всички документи изготвени от УС, които ще се обсъждат и гласуват на общото събрание, ще бъдат изпратени до членовете на организацията, минимум една седмица преди датата на провеждането му. Документите ще бъдат на разположение и в деня на общото събрание отпечатани на хартиен носител.